如何選擇國際貨代管理系統

疫情大流行期間，全球供應鏈陷入大混亂，國際貨代面臨前所未見的需求和挑戰。一套與時並進的貨代管理系統，可以幫助貨代企業整合電子提單、報關、訂倉、貨況追蹤等業務流程，並提供可視化的報表，讓數據能夠隨著貨物一起流通，確保企業在這新世代裡的發展和競爭力。然而市面上的國際貨代管理系統五花百門，質素參差，如何找到一款適合自己的系統是不少企業頭痛的問題。

想要選擇適合的貨代管理系統，首先你得了解系統功能是否能夠滿足公司的業務需求。針對國際貨代的不同業務會有不同的系統，例如國際小包快遞系統、海空派專線的系統等等，但總的來說，每款貨代系統所提供的功能在整個業務流程處理上大多類似，主要分別於細節處理和側重點。

以我們專為中小型國際貨代開發的SmartForwarder為例，系統以支持國際空、海運進出口代理業務為主，並且特別針對中小型跨國貨代公司的特色而提供適合的功能模塊：

• OMS客戶端：支持手機版模式的客戶端，讓客戶可以隨時在線查詢貨況、對賬、查價等。
• OMS業務端：提供跨國業務代理端，方便公司海外代理直接對接業務流程，減少渠道對接所需的成本和時間。
• TMS端：整合電子提單、報關、訂倉、貨況追蹤等業務流程及文件，相關信息一目了然，幫助中小企業實現數位轉型。
• 作業流程自動化：根據業務類型、客戶需求及貨況數據自動化作業流程，並提供待辦事項管理和提醒功能，提高效率，減少出錯。
• 完整會計對帳：價格表設定多樣化，提供完整會計對帳功能，支持自動對賬校驗，方便篩選問題訂單。
• 可視化數據報表：靈活報表配置，根據實時數據生成可視化圖表，隨時掌握公司營收、毛利、成本、KPI等現況。

選擇系統時除了看價錢和功能是否可以符合當前業務所需外，還要考慮以下要點：

系統的部署方式

專屬部署或統一部署。統一部署可以共享數據存儲及運算資源，系統隨使用量自動擴容。專屬部署則通常可以確保數據分離，但相對所需的維護成本和價錢也會高出許多。

系統的訪問範圍

本地局域網還是雲端互聯網。雲端系統可以讓用戶隨時在線操作訪問，服務器位於雲端網路，系統服務商可以更及時提供更新維護服務。本地系統的用戶必須在公司網絡範圍內才可以使用系統，企業也要提供系統服務器的存放和運維所需的資源。

系統的用戶管理

有沒有提供足夠的用戶和數據權限管理功能，用戶角色和數量有否限制。隨著業務的發展，系統用戶權限管理的完善和細致度將決定該系統是企業發展的利器還是束縛。

系統的操作

管理系統的主要目的是提高效率，減少出錯。所以選擇系統時必須考慮到系統模塊的構造是否符合企業現有的業務結構，操作流程可否配合現有業務流程，操作介面是否簡便流暢。

系統的數據可攜性

可否對接其他外部系統，有沒有提供數據導入/導出功能或公開程式介面(API)。業務數據是企業在現今數據時代裡最重要的資產之一，系統數據流通才可以確保企業往後發展的競爭力。

系統的功能模塊

功能是否全面，能否覆蓋企業所有的貨代業務。功能模塊是拆分式還是全功能開放。小企業一開始不一定會用到所有的功能，系統裡太多不需要的模塊不但增加成本，反而使介面變得複雜，讓新用戶難以上手。

系統的更新維護

國際物流業務日新月異，貨代業務所面對的問題和瓶頸也一直在變，相對所使用的管理系統也必須要與時並進，定時提供功能版本的更新維護。

系統的售後

用戶使用說明是否完善，有沒有提供新用戶上線輔助服務，售後服務聯繫方式是否便利，響應是否及時。

2022年貨代將面對更多全新的挑戰與機會，一套適合的管理系統是發展貨代業務不可或缺的工具。然而並不是所有的貨代系統都有利於企業發展，企業管理者在選擇的時候除了按需選擇，還需要考慮企業本身的目前階段、市場現況和前景。想得長遠一點，才是最好的。